Algemene voorwaarden Het Nieuwe VvE Beheer
Aan het gebruik van de diensten van Het Nieuwe VvE Beheer B.V. (“Beheerder”) zijn voorwaarden verbonden. Dit document beschrijft deze voorwaarden (“de Algemene Voorwaarden”). Een ieder die gebruikt maakt van de diensten van Beheerder gaat akkoord met deze Algemene Voorwaarden.
Definities:• Algemene Voorwaarden: de Algemene Voorwaarden van Beheerder;
• Beheerder: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Het Nieuwe VvE Beheer B.V.;
• VvE: Vereniging van Eigenaars in de zin van art. 5:112 jo 5:124 BW die in de zin van deze Algemene Voorwaarden Opdrachtgever is;
• Bestuurder(s): bestuurder(s) die ex art. 5:131 BW is/zijn benoemd door de VvE (de Bestuurders gezamenlijk ook te noemen “het Bestuur”);
• Beheerovereenkomst: de Beheerovereenkomst tussen de Beheerder en de VvE waarin de afspraken tussen de Beheerder en de VvE betreffende het verrichten van beheerwerkzaamheden schriftelijk zijn vastgelegd;
• Gebouw: de gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke zaken, waaronder ook technische installaties met de daarbij behorende leidingen;
• Vergadering van Eigenaars: een algemene of buitengewone vergadering van eigenaars als bedoeld in artikel 5:112 lid 2 BW;
• Servicekosten: de voorschotbijdragen dan wel definitieve bijdragen van de eigenaars in de schulden en kosten die voor rekening van de gezamenlijke eigenaars zijn;
Artikel 1 ToepasselijkheidDeze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen, offertes, (aanvullende) opdrachten, overeenkomsten en werkzaamheden van Beheerder met betrekking tot het verrichten van beheerswerkzaamheden door de Beheerder namens en ten behoeve van de VvE, voor zover hiervan in de Beheerovereenkomst niet is afgeweken.
Artikel 2 Algemeen1. De VvE zal zo spoedig mogelijk, na ondertekening van de Beheerovereenkomst zorgdragen voor een geldig besluit van de Vergadering van Eigenaars tot goedkeuring van de Beheerovereenkomst.
2. Offertes van Beheerder zijn vrijblijvend en kosteloos, tenzij vooraf anders is overeengekomen tussen Beheerder en VvE. Een overeenkomst tussen Beheerder en VvE komt pas tot stand nadat Beheerder de aan hem door de VvE verstrekte opdracht schriftelijk heeft bevestigd danwel nadat tussen Beheerder en VvE een schriftelijke Beheersovereenkomst is ondertekend. De Beheersovereenkomst vervangt – met uitzondering van de Algemene Voorwaarden - alle voorafgaande afspraken en/of overeenkomsten tussen Beheerder en VvE.
3. Beheerder dient de Beheersovereenkomst in beginsel zelf uit te voeren doch kan zijn taken aan een onder zijn verantwoordelijkheid vallende derden uitbesteden.
4. Het Bestuur en/of de VvE is verplicht de Beheerder tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen, die nodig zijn voor een behoorlijke uitvoering van de Beheerovereenkomst. Indien het Bestuur en/of de VvE de benodigde gegevens, niet of niet tijdig en volledig verstrekt aan Beheerder, is Beheerder gerechtigd om de uitvoering van de Beheerovereenkomst op te schorten, onverminderd het recht om uit de vertraging voortvloeiende kosten volgens de tussen Partijen gebruikelijke tarieven aan de VvE in rekening te brengen.
Artikel 3 – Duur van de Beheerovereenkomst1. Voorzover uit de Beheersovereenkomst niet anders blijkt, wordt de Beheersovereenkomst aangegaan voor een periode van 1 jaar. Telkens na afloop van de contractsperiode van 1 jaar, wordt de Beheersovereenkomst stilzwijgend verlengd voor de periode van 1 jaar.
2. Voor beëindiging van de Beheerovereenkomst is opzegging noodzakelijk. De opzegging dient schriftelijk te geschieden. Partijen dienen de Beheerovereenkomst op te zeggen tegen een termijn van twee maanden voorafgaand aan het aflopen van de eerste contractsperiode van 1 jaar. Nadat de Beheerovereenkomst voor de eerste maal stilzwijgend is verlengd, dient de VvE een opzegtermijn van twee maanden in acht te nemen voorafgaand aan het aflopen van het kalenderjaar.
Artikel 4 - Administratief / Financieel Beheer1. Alleen indien dit in de Beheersovereenkomst uitdrukkelijk is opgenomen, treedt Beheerder namens en in opdracht van de VvE op als administratief en/of financieel beheerder.
2. De Beheerder is – behoudens voorzover sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid – niet aansprakelijk voor directe schade en/of gevolgschade jegens de VvE ten gevolge van het mogelijk onjuist aanleveren van gegevens door de VvE.
3. Beheerder stelt de wijze vast waarop de administratieve ondersteuning zal worden verricht, tenzij Partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen in de Beheerovereenkomst.
4. Alle relevante (administratieve) stukken met betrekking tot het beheer en onderhoud in opdracht van de VvE zijn en blijven eigendom van de VvE. Stukken ouder dan een jaar na afloop van het boekjaar waarop de stukken zien, zullen door Beheerder ter archivering worden aangeboden aan het Bestuur.
5. Beheerder zal desgevraagd aan transporterende notarissen relevante informatie met betrekking tot de administratie van de VvE te verschaffen.
6. Beheerder draagt zorg voor het tijdig aanleveren van een concept jaarrekening overeenkomstig de regels die gelden op grond van de wet en het reglement van splitsing van de VvE. Voorzover nodig zal Beheerder het Bestuur er op wijzen dat de jaarrekening zo spoedig mogelijk dient te worden vast gesteld door de Vergadering van Eigenaars.
7. Beheerder draagt zorg voor een degelijk debiteurenbeheer en zal het Bestuur - indien nodig - adviseren om een besluit te nemen tot nadere incassomaatregelen.
8. Beheerder ziet er op toe dat een bankrekening wordt aangehouden op naam van de VvE bij een bank naar de keuze van Beheerder.
Artikel 5 – Technische ondersteuning1. Alleen indien dit in de Beheersovereenkomst uitdrukkelijk is opgenomen, zal Beheerder voor, namens en ten behoeve van de VvE technische ondersteuning leveren.
2. De technische ondersteuning van Beheerder ziet op ondersteuning van de VvE. Beheerder is niet aansprakelijk jegens de VvE voor schade als gevolg van niet opgemerkte gebreken, fouten in de uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op derden, behoudens in het geval van opzet of grove schuld van Beheerder.
3. Onderhoudswerkzaamheden en offertes zullen te allen tijde goed moeten worden gekeurd door de VvE. Een opdracht tot het verrichten van (onderhouds)werkzaamheden aan het Gebouw komt te allen tijde tot stand tussen de VvE en de derde opdrachtnemer. Voor onderhoudswerkzaamheden die naar verwachting minder dan € 2.000 zullen gaan bedragen, geeft de VvE aan Beheerder een doorlopende volmacht om namens de VvE deze onderhoudswerkzaamheden te laten uitvoeren.
4. De technische ondersteuning van Beheerder ziet onder meer op het aanleveren van drie offertes aan het Bestuur indien en voorzover de geplande onderhoudswerkzaamheden naar verwachting meer dan € 2.000 zullen gaan bedragen. Indien de onderhoudswerkzaamheden met spoed, althans binnen 24 uur, dienen te worden verricht of het, gelet op de omstandigheden, niet in redelijkheid kan worden verlangd van Beheerder om drie offertes aan te leveren, zal Beheerder niet gehouden zijn om drie offertes aan te leveren.
5. Beheerder zal – voorzover dit uitdrukkelijk overeen is gekomen in de Beheersovereenkomst – ondersteuning verlenen bij het opstellen van een Meerjaren Onderhoudsplan. De VvE blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een Meerjaren Onderhoudsplan. Beheerder zal nimmer partij zijn bij een overeenkomst met derden of anderszins gebonden aan enige afspraken tussen de VvE en derde partijen ten behoeve van en/of ter ondersteuning van het opstellen en/of het uitvoeren van een Meerjaren Onderhoudsplan.
Artikel 6 – Uitvoering1. De Beheerder is gehouden tot een behoorlijke uitvoering van de hem opgedragen taak en dient datgene te doen of na te laten dat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van een deskundig en zorgvuldig handelend Beheerder mag worden verwacht. Beheerder handelt bij het uitvoeren van zijn taak in overeenstemming met de wet, de Beheerovereenkomst en de besluiten van de VvE.
2. In het geval van overmacht wordt de verbintenis uit de Beheerovereenkomst van Beheerder van rechtswege opgeschort voor de duur van de overmacht.
3. Indien en voorzover de overmacht langer dan twaalf weken voorduurt, kan zowel Beheerder als de VvE de Beheerovereenkomst ontbinden, zonder rechtelijke tussenkomst en zonder aanspraak op enige schadevergoeding.
Artikel 7 - Mandaat, aansprakelijkheid1. Aan Beheerder is de uitvoering van de Beheersovereenkomst opgedragen. Mitsdien blijft de VvE dan wel het Bestuur te allen tijde verantwoordelijk voor het beheer van de VvE en de correcte besluitvorming daaromtrent.
2. Beheerder zal de beheerswerkzaamheden uitvoeren op basis van een opdracht van de VvE, dat wil zeggen dat de Beheerder binnen de grenzen van deze Beheersovereenkomst voor, namens en ten behoeve van de VvE werkzaamheden zal verrichten. De VvE zal te allen tijde zorg dragen voor een juiste en correcte besluitvorming met betrekking tot de volmacht en/of opdracht tot uitvoering van de Beheerovereenkomst.
3. Alle door Beheerder in het kader van de Beheersovereenkomst te verrichten werkzaamheden en/of te verlenen diensten geschieden voor rekening en risico van de VvE. Dit geldt tevens voor de werkzaamheden uitgevoerd door derden. Beheerder zal nooit partij zijn bij een overeenkomst met derden ten behoeven van de VvE of anderszins gebonden aan enige afspraken tussen de VvE en derde partijen.
4. De VvE vrijwaart Beheerder voor aanspraken van derden en/of individuele appartementseigenaren als gevolg van een gebrekkige besluitvorming van de VvE.
5. De door Beheerder te verrichten werkzaamheden worden uitsluitend ten behoeve van de VvE verricht. De VvE vrijwaart Beheerder voor enige aansprakelijkheid uit welke hoofde dan ook jegens individuele appartementseigenaren en/of derden.
6. In alle gevallen zal de aansprakelijkheid van Beheerder jegens de VvE beperkt zijn tot maximaal tweemaal de door de VvE jaarlijks te betalen beheersvergoeding.
Artikel 8 – Betaling1. De vergoeding voor de door Beheerder te verrichten werkzaamheden omvat enkel de werkzaamheden die in de Beheerovereenkomst zijn overeengekomen. De in overleg verrichte extra werkzaamheden buiten de Beheerovereenkomst, zullen apart aan de VvE gefactureerd worden.
2. De door de VvE te betalen vergoeding voor de dienstverlening van Beheerder zal jaarlijks op 1 januari worden geïndexeerd met het consumentenprijsindexcijfer, reeks alle huishoudens (2006=100), zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Prijsaanpassingen anders dan als gevolg van indexering zullen tenminste zes maanden voor het ingaan van de prijsaanpassing aan de VvE worden medegedeeld.
3. De door Beheerder verzonden facturen dienen uiterlijk binnen 10 dagen na de factuurdatum volledig te zijn betaald op de door Beheerder aangegeven bankrekening. De VvE is verplicht om een incassomachtiging af te geven aan Beheerder ter incasso van de verschuldigde vergoeding.
4. Indien binnen de betalingstermijn van 10 dagen geen volledige betaling plaats heeft gevonden, en nadat Beheerder de VvE eenmalig in de gelegenheid heeft gesteld om voor voldoende saldo zorg te dragen, in ieder geval voor een dusdanig saldo zorg te dragen ten opzichte van de verschuldigde vergoeding, is de VvE van rechtswege in verzuim.
5. Zodra de VvE in verzuim is, is Beheerder bevoegd om alle werkzaamheden voor de VvE met onmiddellijke ingang op te schorten. Beheerder zal hiervan onverwijld schriftelijk melding doen bij de VvE.
6. Indien de VvE na de aanmaning ex art. 8 lid 4 van deze Algemene Voorwaarden verzuimt te betalen, is zij zonder verdere kennisgeving in gebreke. De VvE is vanaf dan, naast de wettelijke handelsrente, tevens buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd aan Beheerder, welke kosten worden vastgesteld op 15% van de hoofdsom, onverminderd het recht van Beheerder om de werkelijke buitengerechtelijke kosten te vorderen.
7. Alle betalingen door de VvE aan Beheerder strekken eerst in mindering op de verschuldigde kosten, vervolgens op de rente en vervolgens steeds op de oudste openstaande hoofdsom.
Artikel 9 – Gevolgen van beëindiging1. In geval van beëindiging van de Beheerovereenkomst, zal de VvE Beheerder een termijn gunnen van 2 maanden na het einde van de Beheerovereenkomst teneinde de administratie van de VvE in zodanige staat te brengen dat zij eenvoudig kan worden overgedragen aan het Bestuur of een door het Bestuur aan te wijzen derde. Gedurende deze termijn blijf de VvE de beheersvergoeding verschuldigd. De VvE is gehouden om, indien Beheerder in de periode van 2 maanden na beëindiging desgevraagd additionele werkzaamheden zal verrichten, de hiermee gemoeide kosten te voldoen aan Beheerder.
2. In geval van beëindiging van de Beheerovereenkomst is Beheerder bevoegd de afgifte van de administratie van de VvE op te schorten zolang de VvE niet volledig heeft voldaan aan haar verplichtingen uit hoofde van de Beheerovereenkomst.
3. Indien de VvE na beëindiging van de Beheerovereenkomst in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de administratie, biedt Beheerder de administratie eenmalig aangetekend aan het Bestuur of een van de Bestuurders en bij het ontbreken van een Bestuur of Bestuurders aan een van de leden van de VvE.
4. Indien Beheerder na aanbieding van de administratie van de VvE aan de VvE nog bescheiden bestemd voor de VvE ontvangt, behoeft Beheerder niet voor afhandeling daarvan zorg te dragen. De Beheerder zal de ontvangen bescheiden doorsturen aan de VvE of retourneren aan de afzender. Beheerder is op geen enkele wijze aansprakelijk voor enige schade als gevolg van de in dit lid omschreven handelswijze.
Artikel 10 – Diversen bepalingen1. De bevoegde rechter te Amsterdam is bevoegd kennis te nemen van geschillen in verband met, of voortvloeiende uit de Algemene Voorwaarden en/of de Beheerovereenkomst.
2. Indien en voorzover een beding van de Beheerovereenkomst nietig is danwel vernietigbaar, laat dit de toepasselijkheid van de overige bepalingen in de Beheerovereenkomst en in de Algemene Voorwaarden onverlet.
3. Indien en voorzover de Algemene Voorwaarden om welke reden dan ook nietig of vernietigbaar mochten blijken te zijn, wordt de Beheersovereenkomst geacht niet tot stand te zijn gekomen, althans non-existent te zijn. Partijen zullen alsdan geen ongedaanmakingsverplichting hebben.